Meramalkan Kebutuhan Tenaga Kerja

Contoh Kasus

    PT United Corporation berdiri 1972 di Jakarta bergerak di bidang industry makanan, yang memiliki 18 Jenis Produk makanan dan berorientasi ekspor. Saat ini perusahaan memiliki 3 pabrik, 2 gudang dan kantor pusat berada di Jakarta.

    Di kantor pusat terdiri dari 45 orang karyawan, pabrik di Pluit 210 orang karyawan, pabrik di Bekasi 189 orang karyawan dan pabrik di Cikupa Tangerang 304 orang karyawan. Sementara itu Gudang di Pluit menampung 22 orang karyawan dan Gudang di Marunda terdapat 30 orang Karyawan.

    Perusahaan menetapkan usia pension bagi yang tidak memiliki jabatan adalah 65 tahun dan pensiun bagi yang memiliki jabatan adalah 60 tahun. Keputusan pensiun tergantungdari tanggal lahir, tetapi oleh manajemen diubah serentak menjadi setiap akhir bulan Desember. Tahun depan diperkirakan jumlah karyawan yang akan memasuki usia pensiun sekitar 2%.

    Data karyawan yang mengalami kecelakaan setiap tahun rata-rata 0.5% dari total karyawan. Karyawan yang keluar sendiri sebanyak 1.5%. Kemudian Karyawan yang dikeluarkan dengan berbagai sebab rata-rata 0.25% per tahun.

    Tahun depan perusahaan merencanakan akan membuka pabrik baru di Sidoarjo Surabaya dan membutuhkan 214 karyawan baru. Di samping itu juga akan dibuka Gudang di Surabaya (lokasi belum ditentukan) dengan jumlah karyawan 27 orang.

Penyelesaian

Lokasi	Jumlah karyawan
Kantor pusat	45
Pabrik pluit	210
Pabrik cikarang bekasi	189
Pabrik cikupa tangerang	304
Gudang pluit	22
Gudang marunda	30
Total karyawan	800

Keterangan	%	Jumlah tenaga kerja
Jumlah akan pensiun	2%	16
Jumlah kecelakaan	0,5%	4
Mengundurkan diri	1,5%	12
Dikeluarkan	0,25%	2
Buka pabrik baruu		214
Buka gudang baru di Surabaya		27
Jumlah kebutuhan tenaga kerja		275

Kesimpulan :

Tenaga kerja yang perlu disiapkan untuk tahun depan adalah sebanyak 275 orang. Tenaga kerja yang akan pensiun sebanyak 16 orang. Perkiraan jumlah kecelakaan kerja yang terjadi sebanyak 4 kali kecelakaan kerja. Jumlah tenaga kerja yang mengundurkan diri sebanyak 12 orang. PT United Corporation akan membuka pabrik baru sebanyak 214 pabrik dan membuka gudang baru di Surabaya sebanyak 27 gudang.

Analisis dan Desain Jabatan

A.      Analisis Jabatan

Urgensi dan Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan kegiatan penting dalam pendayagunaan sumber daya manusia di dalam organisasi, karena analisis jabatan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam hal rekrutmen pegawai, promosi jabatan, pendidikan dan pelatihan pegawai maupun pemberian insentif bagi pegawai. Analisis jabatan biasanya digunakan sebagai panduan penataan kelembagaan, penataan pegawai, dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

Analisis jabatan adalah proses menghimpun informasi mengenai suatu jabatan/pekerjaan (Bernardin dan Russel, 1993). Menghimpun informasi mengenai suatu pekerjaan tertentu dilakukan oleh seorang analis jabatan. Analis jabatan merupakan orang yang memiliki kemampuan dan ketrampilan dalam bidang manajemen sumber daya manusia pada suatu organisasi.

Urgensi analisis jabatan dalam suatu organisasi dan dapat dibayangkan apabila ada organisasi yang melakukan kegiatan seperti di atas (restrukturisasi, perbaikan kualitas sumber daya manusia, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen, seleksi pegawai dan lain-lain) tanpa berdasarkan pada informasi analisis jabatan yang akurat, tentu akan menimbulkan berbagai masalah.

Langkah Utama dalam Melakukan Analisis Jabatan (Bernardin dan Russel, 1993)

1. Tugas-tugas pokok, kegiatan-kegiatan, tingkah laku, atau kewajiban-kewajiban yang dilakukan pada pekerjaan harus ditentukan. 

2. Pengetahuan, kemampuan keterampilan-keterampilan, dan karakteristik-karakteristik lainnya yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas-tugas harus didentifikasi.

3. Karakteristikkarakteristik lain menunjuk pada faktor-faktor kepribadian, sikapsikap, bakat-bakat, sifat-sifat fisik dan mental yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan.

Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan

1. Observasi
2.  Melakukan sendiri pekerjaan
3. Wawancara
4.  Kejadian-kejadian yang kritis (critical incidents)
5.  Buku Harian
6.  Catatan-catatan latar belakang organisasi (background records)
7. Kuesioner

Standar kinerja jabatan

Standar kinerja jabatan adalah sasaran-sasaran, baik kuantitatif maupun kualitatif, yang harus dicapai oleh suatu jabatan dalam periode waktu tertentu, terdiri dari :

• Sasaran kuantitatif misalnya: peningkatan penjualan, target produk
• Sasaran kualitatif misalnya : peningkatan keterampilan, perbaikan sikap dan perilaku, dsb.

Manfaat Analisis Jabatan

• Sebagai masukan penting bagi fungsi-fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, manajemen karir, kompensasi, dsb.
• Sebagai bagian penting dalam perancangan sistem organisasi secara keseluruhan, misalnya untuk pembagian departemen, aliran kerja, serta untuk mendesain ulang jabatan itu sendiri.

Hubungan Analisis Jabatan dengan Fungsi MSDM Lainnya

a. Penyediaan Staf

Proses staffing akan kacau jika rekruter tidak mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai jabatan.

b. Pelatihan dan Pengembangan

Informasi deskripsi jabatan berguna untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan.

c. Penilaian Kinerja

Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi jabatan mereka.

d. Kompensasi

Perlu diketahui nilai relatif jabatan tertentu bagi organisasi kompensasi finansial yang layak bisa ditetapkan untuk jabatan tersebut.

e. Keselamatan dan Kesehatan

Informasi yang diperolah dari analisis jabatan juga berguna untuk mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan yang mungkin terjadi.

f.  Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan

Deskripsi jabatan bisa memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat agar promosi, transfer, atau demosi karyawan bisa diputuskan secara obyektif.

g. Pertimbangan Legal

Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan dengan baik bermanfaat untuk menunjang lagalitas dari praktik-praktik kekaryawanan.

B.      Desain Jabatan

            Desain jabatan merupakan rancangan mengenai tugas-tugasdan tanggungjawab suatu jabatan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan karakteristik orang yang akan menjalankan jabatan tersebut.

            Jabatan perlu dirancang sedemikian rupa agar pemegang (pelaksana) jabatan menjadi produktif dan mendapatkan kepuasan kerja.

 Unsur-Unsur Desain Jabatan

• Unsur Organisasional, terdiri dari pendekatan mekanistik, alur kerja, kebiasaan kerja, ergonomika.
• Unsur Lingkungan, terdiri dari kemampuan dan ketersediaan karyawan, ekspektasi sosial dan budaya.
• Unsur Keperilakuan, terdiri dari variasi keterampilan, identitas tugas, signifikansi tugas, otonomi, umpan balik.

 

 

Sumber :

Syafri, Wirman dan Alwi. (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi Publik. Jatinangor : IPDN PRESS.

Yani. Analisis dan Desain Jabatan. Diakses pada 10 Oktober 2021, dari http://yani.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/63495/PERTEMUAN+3+ANALISIS+DAN+DESAIN+JABATAN.pdf